Waarom een resultatenbegroting?
Een resultatenbegroting is een handig instrument voor het management directies, bestuurders en CFO’s om beleid te bepalen. Je ziet aan de hand van een resultatenbegroting of de beoogde doelstellingen financieel haalbaar en rendabel zijn. Je kan terugrekenen hoeveel omzet er nodig is om quitte te spelen. Met deze informatie kun je je beleid tijdig doorrekenen en aanpassen om zodoende een haalbaar of financieel verantwoord resultaat te bereiken. Mocht de resultatenbegroting een verlies tonen, dan kan je hier op sturen door bijvoorbeeld kosten te verminderen, bedenken hoe je je omzet kan vergroten of ervoor zorgen dat je genoeg financiering aantrekt om dit verlies op te vangen. Met een positieve winstverwachting kan je alvast extra investeringen plannen en overwegen extra personeel aan te nemen.
Wat kun je met een resultatenbegroting?
Met een resultatenbegroting maak je een inschatting van de verwachte opbrengsten en kosten in de toekomst voor één of meerdere jaren. Hiermee voorspel je het toekomstige resultaat van je organisatie. Een resultatenbegroting wordt meestal op jaarbasis opgesteld, maar het is aan te bevelen om dit op maandbasis te doen. Dan maak je een preciezere inschatting van je activiteiten en de winstgevendheid daarvan. Je kan uiteraard ook een resultatenbegroting opstellen voor een kortere of langere periode dan een jaar.
Welke problemen doen zich voor bij het opstellen van een resultaatbegroting?
Een resultatenbegroting is slechts een onderdeel van het proces om vooruit te kijken in een organisatie. Je mist de liquiditeitsprognose én de balansprognose. Beide zijn zeer belangrijk voor financiers. Door al deze documenten gelijktijdig te ‘mee te nemen’, krijg je geïntegreerd en betrouwbaar inzicht in de financiële situatie van de organisatie. Bovendien reduceer je hiermee de kans op fouten bij het opstellen van een losse begroting of prognose. Zodra er sprake is van een geïntegreerd totaal van alle betrokken financiële overzichten is er pas sprake van een solide begroting c.q. prognose.
Een resultatenbegroting wordt bijna altijd gemaakt in Excel. Daarvoor is kennis en ervaring met Excel een vereiste. Het belangrijkste bij het opstellen van een resultatenbegroting is:
1) De vertaling van het business- en verdienmodel in Excel.
2) Vertalen van de uitkomsten naar een geprognosticeerde winst- en verliesrekening
Valkuilen van Excel
Het is een kunst om een goede opzet te maken voor de formules van de parameters van het business- en verdienmodel in Excel. Als deze opzet gereed is, moeten de parameters vervolgens voor de toekomst ingevuld worden op basis van een zo reëel mogelijke inschatting. De uitkomsten van de formules moeten daarna vertaald worden naar opbrengsten en kosten.
Het maakt de afhankelijkheid van bouwer van het Excelmodel voor de organisatie groot. De praktijk leert dat Excelmodellen door niemand in de organisatie, en zeker niet door de directie, worden gecontroleerd. Niemand kan zo beoordelen of en welke fouten in het model ingeslopen zijn. En of alle parameters wel de juiste waarde hebben.
De opzet waarmee het business- en verdienmodel in het Excel model is weergegeven moet altijd zodanig flexibel zijn, dat je met getallen kan variëren om daarmee scenario's te maken om je plannen te toetsen op verschillende uitkomsten. Dat kan alleen als het management wordt betrokken bij het uitwerken van de variabelen van het model.
Als het model klaar is moet de resultatenbegroting worden gekoppeld aan de actuele cijfers van de organisatie. Dit is een essentieel onderdeel van een solide begroting. Hiermee leg je het verband tussen historisch en toekomstig resultaat. Door de actuele data te vergelijken met de begroting over een periode van een of meer jaren, geef je aan of er een realistische begroting is gemaakt en of er geen posten zijn vergeten of verkeerd zijn ingeschat.
Hoe start ik een begroting in Factview?
1) Als je organisatie gebruik maakt van een Excel model met variabelen van het business- en verdienmodel, kun je dit Excel model koppelen aan het speciale Exceltemplate van Factview. Factview zorgt dat alles op de juiste plaats terecht komt en combineert de gegevens met de actuele administratiegegevens.
2) Als er (nog) geen begroting is koppel je Factview eerst aan de financiële administratie en kun je deze cijfers gebruiken als basis voor de begroting. Je kiest daarbij zelf het uitgangspunt voor de begroting. Deze stel je vervolgens helemaal in op de gewenste situatie. De software ondersteunt je met alle berekenen en levert overzichtelijke uitkomsten en rapportages op. Zo zorgt de kracht van Factview voor jouw gemak.
