Zo werkt Factview

Factview is een ultramodern fintech systeem voor managementinformatie. Het is het meest geavanceerde gestandaardiseerde systeem dat op (corporate) bedrijfsniveau directie en bestuurders voorziet van uitgebalanceerd financieel inzicht over gerealiseerde resultaten,  de uitnutting van budgetten, analyses en financiële forecasts.

Factview transformeert financiële data uit uw boekhoudingen razendsnel naar krachtige en geavanceerde managementinformatie. U richt Factview moeiteloos in en kan rapportages geheel naar wens opstellen. Factview bespaart u tijd, handmatig werk en verbetert de kwaliteit van uw financiële analyse- en prognoseproces. Als organisatie beschikt u over een gecontroleerde en eenduidige gegevensstroom (datakwaliteit) en een gestroomlijnd rapportage en informatieproces.

De belangrijkste onderdelen voor het gebruik zijn:

  1. Gegevens importeren
  2. Consolideren
  3. Budgetteren
  4. Rapporteren 
  5. Analyseren van resultaten
  6. Combineren van niet-financiële data
  7. Intelligentie van een andere orde
  8. Forecasten, scenario’s en meerjarenprognoses
  9. Terugdringen Excelgebruik 
  10. Datacontrol en flexibiliteit
  11. Administratie op een hoger plan


1. Gegevens importeren

Afhankelijk van uw financieel administratiesysteem importeert u rechtstreeks of via een auditfile of Excel uw financiële gegevens in Factview. Bijvoorbeeld rechtstreeks met de vaste koppelingen met Exact online en Kluwer/Twinfield. Na het importeren zijn alle gegevens direct toegankelijk om te analyseren.

Tijdens de import wijst Factview automatisch uw grootboekrekeningen toe aan de juiste rapportagegroepen. U hoeft dit alleen te controleren en indien nodig aan te passen.

U kunt nu al uw financiële data bekijken tot op mutatieniveau, maar ook op dimensieniveau, zoals kostenplaatsen en projecten. Factview biedt u hiermee volledige inzage én controle op alle beschikbare combinaties van financiële gegevens van uw onderneming(en). Tevens biedt Factview u talloze mogelijkheden om naar eigen wensen, overzichten en rapportages op te stellen. Die kunt u vervolgens weer ‘uitklappen’ op dimensie-niveau in tabelvorm en grafische overzichten.

importeren


2. Consolideren

Heeft u meerdere ondernemingen? Per onderneming importeert u de gegevens in Factview. Factview zorgt automatisch voor de consolidatie en biedt u hiermee volledige inzage én controle op alle beschikbare mutaties en combinaties van financiële gegevens van uw onderneming(en). Zo kunt u bijvoorbeeld in één oogopslag zien welke verschillen er zijn in de verschillende administraties qua inrichting. U hebt hiermee volledige controle op alle data. U stelt hiermee gemakkelijk zowel op dochter-, deelneming- als op concern niveau, een overzicht op van de resultaten van uw organisatie, waarbij u (extra) eliminaties kunt ingeven. Ook vergelijkt u moeiteloos de resultaten op geconsolideerd niveau met budgetten en begrotingen of zoomt u in naar de verschillende bedrijven, afdelingen en projecten.

Factview biedt u hiermee volledige inzage én controle op alle beschikbare combinaties van financiële gegevens van uw onderneming(en).

koppeling administratie


3.Budgetteren

In Factview kunt u meerdere (soorten en typen) budgetten opnemen om te vergelijken met de resultaten. Bijvoorbeeld de goedgekeurde en vastgestelde begroting, maar ook een latest estimate begroting gedurende het jaar. Budgetten kunt u op elk gewenst detailniveau toekennen, dus bijvoorbeeld per grootboekrekening, kostenplaats, project en combinaties daarvan. Ook kunt u budgetten opnemen op bijvoorbeeld maandbasis en jaarbasis voor verschillende informatiedoeleinden.

Het budget kunt u ook bepalen door eerst in Factview een (geavanceerde) begroting op te stellen en– na vaststelling en goedkeuring – de uitkomsten vervolgens als budget op te nemen.

In alle rapporten kunt u een budget selecteren en een vergelijking maken tussen het resultaat (actuals) en het budget op maandbasis of per dimensie, en daarbij inzoomen op details tot op het laagste niveau dat beschikbaar is.

budgetteren


4. Rapporteren: standaardviews en rapportages op maat

Factview produceert razendsnel rapportages en overzichten. In Factview beschikt u over twee soorten rapportages:

  • standaard rapportages, oftewel kant en klare standaard views
  • rapportages die u op maat kunt samenstellen

Standaard views bevatten alle belangrijke en noodzakelijke financiële overzichten zoals resultatenrekening, balans, kasstroom, liquiditeitsontwikkeling, kengetallen, verschillenanalyses etc. en bestaan uit tabellen en diverse grafieken. Deze kunt u op verschillende gegevensniveau ’s bekijken.

In Factview kunt u rapportages op maat samenstellen. Rapportages op maat zijn rapportages die u zelf naar eigen inzicht opstelt in de vorm die het beste past bij uw organisatie. Deze kunt u nauwgezet aansluiten op uw huidige rapportages of inrichten op een wijze die voor u het meest effectief is voor uw managementinformatie. Het team van Planning Company kan u hierbij behulpzaam zijn.

Met reportages op maat krijgt u overzichten in tabelvorm en grafische afbeeldingen waarmee u snel en diepgaand inzicht in de financiële prestaties van uw organisatie opdoet en kan inzoomen op dwarsverbanden (dimensies) en steeds daarbij de onderliggende mutaties kunt opvragen. Bovendien staan deze rapportages op elk moment ter beschikking.

balans

liquide middelen rapportage voorbeeld grafische rapportage


5. Analyseren van resultaten

Een bijzondere gebruikstoepassing van Factview zijn de geavanceerde mogelijkheden om de resultaten van uw organisatie op verschillende manieren te analyseren. Factview is bij uitstek een analyse systeem.

Om te beginnen krijgt u alle gebruikelijke financiële gegevens op (eigen) rapportagegroepen en onderliggende grootboekrekeningen in beeld. Vervolgens kunt u op allerlei manieren inzoomen op onderliggende dimensieniveaus, gegevens combineren en presenteren. Heel geschikt zijn hiervoor bijvoorbeeld de overzichtelijke draaitabellen in Factview waarmee u snel uw resultaten bekijkt van mutaties, kostenplaatsen, projecten, klanten, leveranciers etc. Met één druk op een knop vergelijkt u deze vervolgens met de begroting of krijgt u inzicht in de laatste stand van zaken op basis van een nieuwe (latest estimate) prognose. 

Dit alles levert toegankelijke en waardevolle informatie op voor het besturen van de organisatie.

thumb analyse aandachtspunten analyse ebit kengetallen overzicht

analyse van de balans


6. Combineren van niet-financiële data

In Factview kunt u niet-financiële gegevens combineren met financiële resultaten, zodat u extra inzicht krijgt in de prestaties van uw organisatie onderdelen, deelnemingen, afdelingen of processen. Voorbeelden zijn analyses  op basis van uren, vierkante meter productieruimte of transportafstanden. Wij helpen deze analyses operationeel te maken in Factview. 

 


7. Intelligentie van een andere orde

Het financiële managementinformatie systeem Factview biedt u intelligentie van een andere orde. Behalve snelheid, diepgang en het naar uw hand zetten van de output, laat u berekeningen uitvoeren die met andere systemen niet of alleen met de grootste inspanning mogelijk zijn. Een voorbeeld is het toedelen van kosten en opbrengsten op basis van verdeelsleutels. Zo kunt u met een ongekende eenvoud en snelheid overheadkosten toewijzen aan bedrijven, afdelingen of processen.

Ook de uitgebreide mogelijkheden om begrotingen, meerjarenprognoses en scenario’s te maken of resultaten te vergelijken met verschillende begrotingen en budgetten en de uitgebreide formules die automatisch de liquiditeit forecasten voor strategische beslissingsondersteuning vallen hieronder.

Ook de uiterst doeltreffende mogelijkheden om op eenvoudige wijze collegae (MT leden, afdelingsmanagers, projectleiders) te informeren over de resultaten van hun afdeling(en) en project(en) zijn uniek. De beheerder (financial controller) kan rapporten beschikbaar stellen voor één of meerdere personen waarbij meerdere selecties van gegevens mogelijk zijn, waarbij deze personen in een aparte omgeving hun rapporten kunnen bekijken, analyseren en vergelijken met het budget, waarbij tot op mutatieniveau kan worden ingezoomd.

 


8. Forecasting als krachtig hulpmiddel

Forecasting is een krachtig hulpmiddel voor het management om inzicht te krijgen in de financiële vooruitzichten van het te voeren beleid, strategische keuzes en ter onderbouwing van scenario’s. Zonder gedegen inzicht in de financiële gevolgen van keuzes, vaart elk bestuur blind en neemt men feitelijk onverantwoorde risico’s vanwege de verstrekkende gevolgen van deze keuzes.

Factview geeft u inzicht in de gerealiseerde resultaten vanuit verschillende invalshoeken. En, nòg belangrijker, u kunt er ook mee vooruit kijken. Met Factview bent u wél in staat om gefundeerde en evenwichtige keuzes te maken. Factview is hiervoor als geen ander financieel systeem geëquipeerd.

Het systeem produceert vooruitblikken van belangrijke financiële overzichten en kengetallen zoals de ontwikkeling van liquiditeit-, balans- en exploitatiegegevens. U kunt dankzij de snelheid van Factview eenvoudig alle scenario’s doorrekenen die u nodig hebt om het beleid te ontwikkelen dat tot het gunstigste resultaat leidt. Ook ziet u welke investering u zich kunt veroorloven voor een uitbreiding of overname.

Op basis van, of in vergelijking met, gerealiseerde resultaten ziet u over meerdere jaren hoe beslissingen hun weerslag in financiële zin op de organisatie hebben. Factview biedt u een flexibele werkwijze om prognoses en scenario’s op te stellen en rekent de gevolgen grondig door. U ziet direct of er liquiditeitsproblemen ontstaan, welke financieringsbehoefte u krijgt, hoe de winst- en verliesrekening en de balans er uit gaan zien. U kunt bij het aantrekken van kapitaal rekening houden met bijvoorbeeld de ontwikkeling van de Dept Service Coverage Ratio en solvabiliteit en uw beleidskeuze hierop aanpassen.

liquiditeitsprognose


9. Terugdringen Excelgebruik en tijdrovende Excel modellen zijn verleden tijd

Een groot voordeel van Factview is dat u het excessieve gebruik van Excel in uw organisatie tijdens het rapportageproces kunt terugbrengen naar normale proporties. U verliest geen tijd meer aan het (eindeloos) bewerken van (diverse) rapportage modellen in Excel. Ook hoeven er geen Excel modellen meer gekoppeld te worden voor verschillende rapportage doeleinden (directie, holding, aandeelhouders, financiers etc. ). Factview is de centrale bron waaruit alle rapportages gemaakt en gedistribueerd kunnen worden. In de praktijk komt er hierdoor bovendien aanzienlijk meer tijd beschikbaar voor het analyseren van resultaten in plaats van het enkel ‘produceren’ van rapporten.

Met één druk op de knop is Factview bijgewerkt en kunt u direct aan de slag met het analyseren van uw cijfers, op elk gewenst detailniveau en dwarsverband. De ervaring leert dat de inzet van Factview tijdens een gemiddeld maandrapportage proces, het gebruik van Excel reduceert met 60 procent! De tijdwinst die Factview oplevert voor financial controllers bedraagt ruim 40%, in vergelijking met rapporteren in Excel. Dat scheelt veel kostbare tijd van financial controllers die steeds vaker overbelast raken tijdens het maandrapportage proces.

Factview vergroot bovendien de onafhankelijkheid en betrouwbaarheid van de uitkomsten in vergelijking met Excel. Alle achterliggende gegevens zijn direct opvraagbaar en daarmee biedt Factview altijd objectieve informatie aan over de financiële situatie.

Factview kan overigens uitstekend overweg met Excel, omdat Excel tot op heden vaak de basis vormt voor het maandrapportage proces bij tal van bedrijven. Factview maakt het werken met Excel alleen anders. Factview biedt structuur, vervangt berekeningen, verlaagt de complexiteit en biedt tal van extra’s ten opzichte gangbare Excel rapportage modellen. Factview werkt op basis van diverse Exceltemplates, handige en gestructureerde hulpmiddelen, om gegevens te importeren en exporteren van en naar Excel. Daarbij is het mogelijk om bestaande Excel begrotingsmodellen in z’n geheel te koppelen aan Factview met behulp van deze templates. In dat geval kan men gewoon op de bestaande manier blijven werken maar vindt de reken- , analyse- en rapportage kracht plaats in Factview.

De onderstaande tabel toont de verschillen aan tussen het gebruik van Excel en Factview, voor de belangrijkste aandachtspunten tijdens het rapportageproces.

vergelijking excel factview


10. Datacontrol en flexibiliteit

Omdat u met Factview de administratie nauwkeurig en snel doorlicht neemt de gegevenskwaliteit van de financiële administraties zienderogen toe. Door de controle op de gegevens uit de boekhouding ziet u direct welke mutaties/boekingen verkeerd staan. Dit vergroot de kwaliteit en betrouwbaarheid van de rapportages en bespaart tijd en kosten bij het opstellen van de jaarrekening en accountantscontroles.

Het allerbelangrijkste is de flexibiliteit. U maakt meer diverse soorten rapportages, analyses en berekeningen in kortere tijd met uiteindelijk een forse ‘winst’ voor het gehele besluitvormingsproces.

 


11. Administratie op een hoger plan

Behalve een intelligente generator van managementinformatie is Factview ook een systeem om de kwaliteit van uw administratieve processen op een hoger plan te brengen.
Het systeem diagnosticeert ‘on the job’ de inrichting van verschillende administraties en geeft aan waar verbeteringen moeten plaatsvinden. Controllers kunnen op deze manier ervoor zorgen dat financiële administraties sneller en vaker worden gecontroleerd en op elkaar afgestemd. Om de datakwaliteit te verhogen kunnen zij resultaten bekijken op verschillende niveaus en inzoomen op onderliggende details.

Met de doorrekeningen van Factview checkt u à la minute of hetgeen de financiële administratie vastlegt klopt met de realiteit. De administratieafdeling is dankzij Factview uiterst controleerbaar door de handvatten om de kwaliteit van boekhoudkundige processen te verbeteren.

administratie hoger plan


Wilt u meer weten over de mogelijkheden van Factview, neem contact met ons op