Veel organisaties gebruiken verschillende informatiesystemen naast elkaar. Elk systeem hoort bij een deel van het bedrijfsproces, maar is vaak lastig – of zelfs niet – te integreren. Het maken van koppelingen kost veel tijd, geld en energie. Voor rapportages wordt daarom al snel teruggevallen op het spreadsheetprogramma Excel (of Google Sheets), met z’n tabbladen en celverwijzingen. En daar begint de informatievoorziening te rammelen. Herkenbaar?
Wirwar aan Excel-bestanden
Werken in Excel (of Google Sheets) kan een uitkomst zijn. Maar als je niet uitkijkt, zit je in no time met een wirwar aan Excel-bestanden met talloze tabbladen en onnavolgbare berekeningen en celverwijzingen. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de overzichten hangt af van de Excel-ervaring en -competentie van de maker. Financial controllers hebben doorgaans het overzicht en houden de regie bij de samenstelling en analyse van de cijfers. Maar door tijdgebrek en toenemende complexiteit van organisaties komen controllers er te weinig aan toe de cijfers te analyseren en op de resultaten te reflecteren. De getoonde informatie is vaak niet meer herleidbaar tot de brongegevens, maar wordt wel voor waar aangenomen door mensen met verschillende verantwoordelijkheden en informatiewensen.
Overvraagde teams
Wij komen dit regelmatig tegen. Onlangs nog werkten we voor zo’n organisatie. Het kostte de medewerkers te veel tijd om maand- en projectrapportages op te leveren. Hierdoor bleef er geen tijd over voor interne controles, analyse van de cijfers en een blik vooruit. De directie voerde (ongewild) de druk nog wat op door regelmatig met ad-hoc vragen te komen. De teams werden totaal overvraagd, omdat hun systemen en Excel-sheets er niet op ingericht waren om de gewenste informatie snel en volledig aan te leveren.
Financial intelligence – tijdwinst en compleet objectief financieel inzicht
Met ons financial intelligence-systeem Factview hebben we structuur aangebracht in de processen en de administratieve inrichting. Door diverse data samen te voegen en op elkaar af te stemmen konden we de controllers ondersteunen in hun rapportageproces. Duurde het voorheen soms drie maanden om een specifieke (eenmalige!) rapportage te produceren, nu is deze continu en heel flexibel beschikbaar en wordt ze maandelijks geactualiseerd. Samen met kortere maandelijkse rapportagecycli levert dit enorme tijdwinst op en meer inzicht in de financiële prestaties van de organisatie. Deze verandering maakt het aansturen van de verschillende bedrijfsonderdelen en afdelingen zoveel eenvoudiger. Weg met rammelende informatievoorziening gebaseerd op fragiele en niet-overdraagbare Excel-overzichten; wij werken liever met informatie die objectief en herleidbaar is tot de brongegevens. Jij toch ook?!
Nieuwsgierig?
Geïnteresseerd in de mogelijkheden van financial intelligence? Wil je een proef op locatie? De eerste tien bedrijven die zich aanmelden, krijgen van ons een uitgebreide introductie op basis van eigen cijfers.
Eerst meer weten? Je kunt altijd vrijblijvend contact met ons opnemen via 085 – 0479 505 of info@factview.nl. We leren je graag kennen.
Dagmar van Eijs, oprichter Factview
